TUGAS PORTOFOLIO 2 (PSIKOLOGI MANAJEMEN)

  Nama          : Annida Putriga

nNPM           : 10511945

kKELAS       : 3PA11

   A.    Pengorganisasian Struktur Manajemen

1.      Pengertian Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.

2.      Pengorganisasian Sebagai Fungsi Dari Manajemen Meliputi

a.       Struktur Formal

Struktur formal adalah struktur yang diakui oleh pihak yang berwenangdengan ketetapan hukum. Misalnya koperasi, PT, CV, Struktur pemerintahan,dan sebagainya.

b.      Struktur Informal

Struktur informal adalah struktur yang nyata ada dan berfungsi, tetapi tidak diakui oleh pihak yang berwenang. Misalnya adat-istiadat, penggunaanpola bahasa “gaul”, dan sebagainya.

3.      Cantumkan Contoh Struktur Organisasi Dari Suatu Perusahaan

Bagan vertikal adalah kebalikan dari bagan Horizontal. Bagan Vertikal pada umumnya bagan ini jika dalam perusahaan banyak sekali jabatan atau kepala-kepala bagian dari masing-masing divisi maka bagan ini akan semakin panjang ke bawah.

4.      Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.

Dengan struktur fungsional, organisasi membentuk divisi-divisi semi otonom, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Masing-masing divisi mengembangkan strategi tingkat unit bisnis dan memiliki fungsi produksi, pemasaran, akuntansi dan fungsi lainnya. Manajer fungsi melapor pada manajer divisi yang kemudian melapor pada manajer korporat. Pembagian divisi pada umumnya dilakukan atas dasar produk, geografis, dan pasar/pelanggan.

Struktur fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Individu yang memiliki keahlian yang sama dikelompokkan bersama. Struktur fungsional terdiri dari fungsi-fungsi utama organisasi, yaitu: produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia/SDM.

Kelebihan:

1.      Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

2.      Memusatkan keahlian organisasi

3.      Memudahkan manajer dalam melakukan monitoring danmengevaluasi kinerja karyawan

4.      Memerlukan koordinasi internal yang minimum

5.      Meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya

6.      Sesuai untuk lingkungan yang stabil

Tipe Struktur Fungsional

Mendesain struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasi/divisi/sub divisi. Misal fungsi niaga, fungsi SDM dan fungsi teknik. Tipe ini memiliki kelebihan seperti berikut.

1.      Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

2.      Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

 3.   Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut:

 1.    Lingkungan stabil

       2.    Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi

       3.    Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Namun tipe fungsional juga memiliki sejumlah keterbatasan, seperti :

1.            Menekankan pada rutinitas tugas  kurang  memperhatikan       

 aspek strategis jangka panjang

         2.      Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

         3.      Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

         4.      Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi — dan kadang

                  membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi   

                  sulit dilakukan

Struktur fungsional – jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif .

Struktur Divisional. Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi.  Struktur-struktur ini dibagi ke dalam: Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.

1.      Struktur produk – struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut.

2.       Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.

3.      Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah.

Kelebihan:

1.            Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi  

menjadi divisi yang lebih kecil.

2.            Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas

dan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.

3.      Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

4.      Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang 

5.      Kerugian Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

- Struktur Fungsional Kelemahan :

1.  Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi.

2.  Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya   berurutan.

3.   Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan.

4.   Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan.

- Struktur Divisional Kelemahan:

1.   Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.

2.   Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.

3.    Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.

4.    Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan.

5.    Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

6.    Duplikasi sumberdaya lintas divisi.

7.    Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.

8.    Koordinasi yang buruk lintas divisi.

9.    Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak.

10.  Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

   B.     Actuating Dalam Manajemen

1.      Pengertian Actuating Manajemen

George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

2.      Jelaskan Pentingnya Actuating Manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3.      Prinsip Actuating dalam Manajemen

a.    Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.    Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

c.    Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

4.      Jelaskan Pentingnya Mencapai Actuating Managerial yang Efektif

Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di atas.
Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :
1. Orientasi. Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
2. Perintah. Merupakan permintaan dri pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
3. Delegasi wewenang. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.